ProMOS® · Gestión de Contratistas
Software de Gestión de Contratistas — documentos, validación e inducción
El módulo de Gestión de Contratistas de ProMOS® centraliza la documentación de las empresas contratistas y de sus trabajadores: portal del contratista, requisitos por tipo de servicio, validación de documentos asistida por inteligencia artificial e inducción en línea antes de la llegada a la planta.
Documentos por estado
Vencimientos por mes
Por dentro del módulo
Conozca el módulo por dentro
Del registro de requisitos a la liberación del contratista — siga el flujo completo, paso a paso.
Tipo de servicio
Requisitos de la empresa
Requisitos del trabajador
Criterio de aceptación · Aptitud médica
Firmado por el médico responsable, con nombre y número de identificación del trabajador, puesto y fecha de vencimiento.
Los requisitos del tipo de servicio se aplican automáticamente a la empresa y a los trabajadores — y el catálogo se configura según las normas de cada país.
¡Hola! Su empresa fue invitada a enviar la documentación exigida por la empresa contratante. Acceda al portal con el enlace y los datos a continuación.
Acceder al portalLos mensajes que fallan se reenvían automáticamente, con control de intentos.
Página inicial de la empresa contratista
El envío solo puede comunicarse después de adjuntar todos los documentos obligatorios.
Requisito: Seguro de vida
Cada documento queda vinculado a su requisito, con el historial de la validación.
"Documento identificado como certificado de aptitud médica, firmado, con nombre, identificación y puesto iguales al registro. Fecha de vencimiento localizada en el documento."
La sugerencia de la IA queda registrada y siempre puede ser revisada por su equipo.
Examen en línea
Liberado después de los videos · tiempo máximo, nº de preguntas y nota mínima configurables
Al concluir el examen, la contratante recibe por e-mail el resultado y la nota.
Situación documental
OK solo cuando todos los requisitos están aprobados — la situación aparece en el panel y en los informes.
Resultados
Lo que cambia en la rutina de gestión de contratistas
Documentación organizada y contratistas preparados — lo que su equipo siente desde el inicio:
Integraciones
Conectado a lo que su fábrica ya usa
El módulo de Gestión de Contratistas trabaja con su comunicación por e-mail y puede conectarse a otros sistemas de la planta — siempre siguiendo las reglas de su empresa.
Invitaciones, enlaces de inducción, retorno de la documentación y avisos de conclusión del examen, con reenvío automático.
Empresas contratistas y trabajadores envían datos y documentos directamente en ProMOS®.
Los datos pueden llegar de diversas formas — ProMOS® se adapta a la interfaz de su software y a las reglas de su empresa.
Requisitos por servicio, validación asistida por IA, inducción en línea y situación OK/NOK.
Panel, informes por empresa y trabajador y exportación a Excel.
Integración posible: la situación OK/NOK y los registros de inducción pueden ponerse a disposición de la portería, del control de acceso o del LMS, según el proyecto.
La regla de oro: en las interfaces donde ProMOS® recibe y envía datos, las reglas de la empresa también se cumplen — la información se valida en tiempo real y solo se aprovechan los datos realmente útiles para el negocio.
Plataforma integrada
La Gestión de Contratistas no trabaja sola
Cada módulo funciona solo y es opcional — pero, en la misma plataforma, la gestión de quienes trabajan en su planta queda completa: propios y contratistas, entrenamientos, mantenimiento y acciones. Vea las conexiones encenderse en el mapa.
CONTRATISTAS
Por qué ProMOS® es diferente
Una plataforma que evoluciona junto con su operación
ProMOS® se adapta a la forma en que su fábrica trabaja, acompaña los cambios de la operación y conecta diferentes procesos para transformar información en mejora continua.
Flexibilidad
Los sistemas siguen el estándar H2W, pero pueden ser totalmente personalizados para su operación. ProMOS® no es una plataforma de productos cerrados.
Evolución Continua
ProMOS® acompaña los cambios que surgen en la operación, las reglas de negocio, la legislación, la gestión y las auditorías — y evoluciona junto con ellos.
Procesos Interconectados
ProMOS® interconecta los procesos de la operación, facilitando el registro y generando información completa.
Mejora Continua
El indicador es solo el comienzo del análisis. ProMOS® conecta la información para entender qué influye en el resultado:
De la operación al resultado.
Funcionalidades
Lo que entrega el módulo
Las principales funcionalidades, para quien quiere revisar ítem por ítem — y siempre hay más de lo que cabe aquí:
Principales funcionalidades del módulo
Registros y requisitos documentales
El módulo centraliza las reglas de documentación exigidas a las empresas contratistas y a sus trabajadores, administradas por el propio equipo de la planta, sin depender de H2W.
- Catálogo de requisitos documentales, separados entre requisitos de la empresa (ej.: identificación fiscal, escritura constitutiva, programas de salud ocupacional y de gestión de riesgos, póliza de seguro de vida) y requisitos del trabajador (ej.: certificado de aptitud médica, registro de entrega de EPP, registro laboral, instrucciones de seguridad y certificados de entrenamiento como trabajo eléctrico, trabajo en altura o espacios confinados).
- Catálogo totalmente configurable, para seguir las normas de cada país y las reglas de cada planta.
- Criterio de aceptación de cada requisito, que orienta a la empresa contratista en el envío y la validación del documento, y definición de la obligatoriedad.
- Tipos de servicio contratados y requisitos exigidos para cada servicio, aplicados automáticamente a la empresa según el servicio informado.
- Registro de los puestos de los trabajadores contratistas.
- Registro, por planta, de los destinatarios de la contratante que reciben los avisos del módulo.
Empresas contratistas y portal del contratista
Cada empresa contratista recibe acceso propio a ProMOS®, desde el cual completa su registro, envía la documentación exigida y sigue la situación de sus documentos y trabajadores.
- Registro de la empresa por la planta con nombre, e-mail del responsable y tipo de servicio, con creación automática del acceso de la empresa y de los requisitos documentales aplicables.
- Invitación por e-mail con el enlace y los datos de acceso al portal, con posibilidad de reenvío.
- Datos de registro completados por la propia empresa, incluyendo identificación fiscal, dirección, contacto y vigencia del contrato.
- Inclusión y eliminación de requisitos específicos por empresa, por usuario autorizado.
- Comunicación del envío de la documentación a la contratante, habilitada solo después de adjuntar todos los documentos obligatorios.
- Página inicial de la empresa contratista con sus documentos, la situación de sus trabajadores, los documentos esperando validación, por vencer, vencidos y rechazados, las inducciones pendientes y el porcentaje de cumplimiento.
Trabajadores contratistas
Los trabajadores de las empresas contratistas se registran en ProMOS®, cada uno con sus propios requisitos documentales y el registro de la inducción realizada.
- Registro de los trabajadores por la empresa contratista o por la planta, con nombre, puesto, número de identificación y contacto.
- Aplicación automática de los requisitos obligatorios del trabajador.
- Ficha del trabajador con la situación de cada documento y el resultado de la última inducción.
- Acceso de la empresa contratista restringido a sus propios trabajadores.
Envío y validación de documentos
Los documentos se adjuntan directamente en ProMOS® y son validados por el equipo de la contratante, manteniendo el historial de la validación y el control automático de los vencimientos.
- Carga de documentos PDF por requisito, con varios archivos, arrastrar y soltar y seguimiento de la carga.
- Validación de cada requisito como Aprobado o Rechazado, con fecha de vencimiento y comentario, registrando el responsable y la fecha de la validación.
- Clasificación automática de los requisitos aún no validados como Pendiente y de los documentos con vigencia expirada como Vencido.
- Validación directamente en los informes de requisitos, agilizando el análisis de varios documentos.
- Situación documental de cada empresa y trabajador (OK o NOK), considerando la aprobación de todos los requisitos.
Validación de documentos por inteligencia artificial NUEVO
Validación asistida por IA de los documentos enviados por las empresas contratistas, reduciendo el tiempo de análisis de su equipo. La IA analiza cada documento con base en el criterio de aceptación registrado para el requisito y en los datos del registro.
- Verificación de que el documento enviado corresponde al tipo exigido por el requisito.
- Verificación de los datos del documento contra el registro de la empresa (razón social e identificación fiscal) o del trabajador (nombre, número de identificación y puesto).
- Verificación del cumplimiento de los puntos del criterio de aceptación definido para el requisito.
- Extracción automática de la fecha de vencimiento del documento.
- Resultado sugerido (aprobado o rechazado), con nivel de confianza y justificación escrita, registrado como "Validado por IA" y siempre sujeto a revisión por su equipo.
- Validación en lote de los requisitos pendientes desde el informe de requisitos.
Inducción en línea
La inducción de los trabajadores contratistas puede realizarse en línea, antes del acceso a la planta, mediante un enlace individual enviado por ProMOS®.
- Envío por e-mail del enlace individual de inducción a cada trabajador.
- Videos de inducción obligatorios, sin posibilidad de adelantar el video y con el progreso guardado.
- Examen en línea liberado después de los videos, con tiempo máximo, cantidad de preguntas y nota mínima configurables y preguntas de opción múltiple registradas por la planta.
- Banco de preguntas versionado, que preserva los exámenes ya realizados.
- Aviso por e-mail a la contratante al concluir el examen, con el resultado y la nota.
Notificaciones por e-mail
Las comunicaciones entre la contratante y las empresas contratistas se envían automáticamente por ProMOS®, con control de entrega.
- E-mails de invitación de la empresa, de retorno de la documentación, de enlace de inducción y de conclusión del examen.
- Reenvío automático de los mensajes que fallan, con control de intentos.
- Estado de envío de cada e-mail: destinatario, asunto, planta, intentos, último envío y próximo reenvío.
Panel de gestión de contratistas
El panel presenta la situación documental de las empresas y trabajadores contratistas, para identificar rápidamente pendientes, vencimientos y rechazos.
- Indicadores de documentos aprobados, pendientes, vencidos y rechazados y porcentaje de cumplimiento.
- Gráficos de documentos por estado, por empresa y por requisito, y de vencimientos por mes.
- Filtros por planta, empresa o trabajador, requisito y estado, con acceso directo a los informes.
Informes de gestión de contratistas
Informes para seguir la documentación y la situación de las empresas y trabajadores contratistas, con filtros por planta, empresa, trabajador, estado y período.
- Informe de estado (OK o NOK) por empresa y por trabajador.
- Informes de requisitos de empresas y de trabajadores, con la situación, la vigencia y la validación de cada documento.
- Informe de estado de envío de los e-mails.
- Exportación de los datos a Excel.
Perfiles de acceso
Acceso individual por usuario, con diferentes perfiles.
- Administrador: administración completa del módulo, incluyendo los registros, la invitación de las empresas, la validación de los documentos y el seguimiento de los e-mails.
- Validador / RR. HH.: consulta de empresas y trabajadores, validación de documentos desde los informes y seguimiento del panel.
- Empresa contratista: registro de la propia empresa y de sus trabajadores, envío de documentos y seguimiento de la situación documental.
- Trabajador contratista: realización de la inducción en línea, mediante enlace individual.
Listo para implementar. Hecho para adaptarse a su operación.
Un software industrial consolidado, usado en operaciones de gran escala — que no obliga a su planta a adaptarse a las limitaciones del sistema.
Listo y comprobado
ProMOS® ya opera en plantas de líderes mundiales. Usted empieza con un sistema completo, probado en el día a día de la industria.
A la medida de su operación
Reglas, campos, cálculos, reportes y pantallas se ajustan a su proceso — usted no cambia su forma de trabajar para caber en el sistema.
No es un producto cerrado
Si un detalle no apareció en el análisis inicial, puede incluirse después, sin cambiar de sistema. Cada cliente tiene su propio ambiente y base de datos, lo que permite ajustes a la medida.
Procesos integrados
Los módulos comparten información: una parada se vuelve orden de trabajo, un NOK se vuelve plan de acción, una capacitación vencida aparece en producción.
| Software tradicional | Desarrollo a la medida | ProMOS® | |
|---|---|---|---|
| Punto de partida | Producto listo | Proyecto por construir | Producto listo |
| Adaptación a la operación | Limitada — el proceso sigue al sistema | Total, con gran esfuerzo de especificación | Configurado según la operación |
| Evolución | Depende del roadmap del proveedor | Depende de un nuevo proyecto | Continua, según sus necesidades |
| Base comprobada | Sí | Construida desde cero | Sí, en grandes industrias |
Testimonios
Lo que dicen nuestros clientes
"Los sistemas a medida de H2W® están generando un aumento de productividad sin precedentes en los diferentes departamentos de mi empresa, y la relación coste-beneficio es espectacular.
De hecho, es posible utilizar el 100% de lo contratado frente a los sistemas cerrados que se venden en el mercado y de los que solo se usa una pequeña parte."
"Empresa internacional responsable, joven, dinámica, con buen conocimiento de sus clientes y, sobre todo, con tecnologías de vanguardia y desarrollos hechos a medida que cumplen con las necesidades requeridas."
★★★★★
"Es una herramienta que, aunque trabaja con cosas complejas, es práctica de entender. Extremadamente funcional — se integra directamente con aplicaciones como SAP."
★★★★
"Uso esta herramienta todos los días. Eficiencia de la fábrica, número de etiquetas abiertas y resueltas — factores que contribuyen a nuestra entrega de excelencia al mercado."
★★★★
"Uso el software para la gestión de entrenamientos y me ayuda bastante en el día a día. Es práctico, intuitivo y cuenta con una excelente asistencia técnica."
★★★★
"Plataforma muy confiable. Los datos se almacenan de forma segura y no se pierden en el sistema. Fácil de usar, con visibilidad comprensiva y simple de los informes."
★★★★★
"Practicidad para verificar los entrenamientos necesarios para cada colaborador y sus estados. No echo de menos ninguna función en el software."
★★★★★
"Todas las veces que necesité ayuda — sin importar la hora — estuvieron listos para brindar soporte al usuario. El sistema de etiquetas de pesaje es simple y rápido."
Consultoría Especializada
Más allá del software: consultoría en indicadores de producción
Organizamos el cálculo del OEE, PR, fiabilidad o cualquier indicador que su operación exige — con metodología nacida de 20 años de práctica en las mejores fábricas del mundo.
- Diagnóstico de los indicadores actuales y de las fuentes de datos de su operación
- Estandarización del cálculo: OEE, PR, MTBF/MTTR e indicadores específicos de su proceso
- Capacitación de los equipos y rutina de gestión para sostener el resultado en el tiempo
Preguntas frecuentes sobre gestión de contratistas
¿Qué es un software de gestión de contratistas?
Es un sistema que centraliza la documentación de las empresas contratadas y de sus trabajadores: qué documentos debe presentar cada uno, quién ya los envió, qué fue aprobado, qué está por vencer y quién está habilitado para entrar a la planta. En ProMOS®, la propia empresa contratista envía los documentos por un portal, y su equipo los valida y les da seguimiento en un panel.
¿Qué documentos de contratistas necesita controlar una planta?
Depende del servicio y de las reglas de su planta, y en ProMOS® usted mismo registra el catálogo. Los más comunes son, de la empresa: registro fiscal, acta constitutiva, programas de salud y de gestión de riesgos ocupacionales y póliza de seguro de vida; y del trabajador: certificado médico de aptitud, registro de entrega de EPP, alta laboral, orden de trabajo y certificados de capacitación en seguridad (como trabajos eléctricos, espacios confinados y trabajo en altura). Los requisitos se aplican automáticamente según el tipo de servicio contratado.
¿Cómo funciona la validación de documentos con inteligencia artificial?
La IA analiza cada documento enviado según el criterio de aceptación que usted definió para ese requisito. Verifica si el documento es del tipo exigido, compara los datos con el registro (razón social e identificación fiscal de la empresa; nombre, identificación y puesto del trabajador), revisa los puntos del criterio y extrae la fecha de vencimiento. El resultado es una sugerencia de aprobado o rechazado, con nivel de confianza y justificación escrita, y puede ejecutarse en lote para todos los pendientes.
¿La IA reemplaza al equipo de seguridad o de RR. HH.?
No. La IA hace la primera revisión y reduce el tiempo de verificación, pero la decisión sigue siendo de su equipo: cada resultado queda registrado como "Validado por IA" y puede revisarse. Las validaciones manuales también registran quién validó, cuándo y el comentario.
¿Cómo funciona la inducción de seguridad en línea?
Cada trabajador recibe por correo un enlace individual. Ve los videos de inducción, sin poder adelantarlos, y luego hace una prueba en línea con tiempo, número de preguntas y nota mínima definidos por la planta. Su equipo recibe el resultado por correo. El banco de preguntas tiene versiones, así que las pruebas ya realizadas se conservan.
¿La gestión de contratistas ayuda a cumplir la normativa de seguridad?
Ayuda a organizar y comprobar la parte documental. La empresa contratante comparte la responsabilidad por las obligaciones de seguridad del contratista, y el sistema mantiene en un solo lugar los documentos exigidos, el historial de validación, los vencimientos y las inducciones realizadas, listos para auditoría.
¿La empresa contratista necesita instalar algún programa?
No. La contratista recibe una invitación por correo con acceso propio al portal, desde el navegador. Allí completa su registro, da de alta a sus trabajadores, envía los documentos y ve qué está aprobado, pendiente, vencido o rechazado. Solo ve a sus propios trabajadores.
¿Funciona para empresas con varias plantas?
Sí. Cada planta tiene sus propios destinatarios de avisos, y el panel y los reportes filtran por planta, empresa, trabajador, requisito y estado, con exportación a Excel.
¿El módulo se integra con el resto de ProMOS®?
Sí. La Gestión de Contratistas funciona en la misma plataforma ProMOS® que los módulos de producción (MES), mantenimiento (CMMS), calidad y almacén, con el mismo acceso y el mismo soporte.
¿Cómo empezar?
Solicite una demostración: le mostramos el módulo funcionando con ejemplos de su tipo de operación y armamos el catálogo de requisitos según las reglas de su planta.
¿Listo para organizar la gestión de contratistas?
Habla con nuestro equipo y descubre cómo ProMOS® organiza la documentación, la validación y la inducción de las empresas contratistas y de sus trabajadores.
